Вам надоело выслушивать отдел бухгалтерии, продаж (сбыта), плановый о том, что требуемые вами цифры будут готовы только завтра или послезавтра. Ваши клиенты толпятся у вас в офисе полдня, чтобы выписать со склада необходимый им объем пиломатериала или другой продукции? Мастера подписывают липовые материальные отчеты, не основанные ни на чем в действительности? Ни у кого невозможно узнать, сколько в точности, ну хотя бы приблизительно есть в наличие определенного пиломатериала, или деловой древесины? Нет возможности без привлечения ответственного лица узнать о наличии на складе продукции? Нет возможности контролировать производство и переработку пиломатериала?
Поверьте, нам знакомы эти проблемы, и эти вопросы. И поверьте, что даже простая установка программного обеспечения от 1С решит только 15-25% этих проблем. А автоматизация деятельности в самом прямом смысле при таком раскладе – сможет эффективно работать лишь на 5-10%, из них 5-10% просто ускорят оформление нужных документов в бухгалтерии.
После автоматизации в таких организациях – все подотчетные лица утверждают, что автоматизированная система нагло !врёт, и этого не может быть. Бросают на стол материальные отчеты и не собираются их подписывать!
В чем же проблемы такой раскладки? А проблема в том, что такой хаос очень полезен и интересен очень многому кругу лиц.
Но какой-то выход должен существовать? Да, выход есть. Автоматизировать учет и отчетность с одновременным наведением порядка в организации. Так и никак иначе.
Причем правильная постановка первичного учета (не того учета, который бухгалтерский), а учета того, что нужно для управления, отчетности, для анализа возникших проблем и т.д. дает преимущества по сравнению с другими организациями данной отрасли.
После правильной организации первичного учета само собой возникает следующая проблема и одновременно возможность – необходимость где-то оперативно и более менее качественно обрабатывать эту информацию, т.к. человек уже не способен обработать такое большое количество информации.
Итак, для того, чтобы автоматизированная система начала работать необходимо наведение порядка во всех отделах организации. Даже простое описание задач и целей каждого отдела улучшит и ускорит процесс автоматизации. И поверьте, что автоматизированный хаос еще ни к чему хорошему не приводил.
Для начала необходимо выбрать отправной точкой тот отдел, автоматизация которого позволит увеличить эффективность деятельности организации. Во многих организациях это отдел бухгалтерии и отдел продаж, причем отдел продаж должен работать очень и очень четко, ведь от этого зависит не только эффективность, но и прибыльность того, или иного бизнеса. Причем давняя борьба этих двух отделов иногда приводила к очень и очень большой неразберихе. Должна ли бухгалтерская служба знать все движения денежных средств от контрагента – сколько отпущено лесопродукции каждому клиенту – вроде бы как должна, т.к. налоговая отчетность, сверки с организацией-контрагентом и т.д. и хотя бы просто банальное наличие знаний о том хватит ли денежных средств, чтобы перекрыть расходы, связанные с ведением деятельности. Но ведь и бывают ситуации когда есть реальное расхождение данных между отделом продаж и бухгалтерией, в силу ряда причин.
На многих автоматизируемых предприятиях в бухгалтерии возникала такая ситуация – вести учет просто в обыкновенной 1С, таких конфигурациях как 1С Бухгалтерия, 1С Производство+Услуги+Бухгалтерия, 1С Комплексный учет, 1С Торговля и склад, но это лишь позволяло улучшить учет лишь только в некоторых аспектах деятельности, то бишь всё что касается налогового учета и бухгалтерского учета. Но такой учет никак не удовлетворяет управленцев и аналитиков, т.к. он формален, и во многом не претендует на оперативность, т.к. налоговые отчеты требуются либо раз в месяц, раз в квартал, либо раз в год.
Некоторые предприятия и организации пошли таким путем – создали специальную службу, назовем её операторской службой, где и накапливались и обрабатывались необходимые данные. Но вот проблема – дублирование данных и причем данные очень часто отличались от бухгалтерских – просто, напросто из-за ошибок ввода. Теперь еще одна проблема, - ранее документы, поступающие в бухгалтерию, теперь должны будут поступать в операторскую службу, т.к. необходима оперативность. Вопрос в том, где теперь вылавливать все документы бухгалтерии, и главное налицо – дублирование данных.
Применение в работе операторской службы конечно необходимо, но оно должно быть очень тщательно продумано.








Поиск по сайту
